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宁波宗亲联谊会章程
信息目录:华夏交流   添加员:znq   收录时间:2018-12-6 14:36:33   已浏览:352   信息出自:章宏仁

       宁波宗亲联谊会章程

(讨论稿)

第一章         总 则

第一条本会名称:宁波章氏文化研究会、章氏宗亲联谊会。

第二条本会是由爱国爱乡、爱族并热心章氏家文化挖掘、研究和支持本会工作的宗亲们自愿组成的民间社团组织,是宁波章氏联络宗亲的桥梁和纽带。

第三条本会宗旨:坚决拥护中国共产党的领导,遵守政府的法律和法规,遵循崇祖、爱国、和谐、发展的方针;开展文化挖掘和研究,及宗族内外的商业活动,传承弘扬中华民族的优秀文化和传统美德;为海内外宁波章氏宗亲寻根问祖提供服务,协助党和政府加强海内外炎黄子孙的联系,提升向心力,增强凝聚力,激发桑梓情谊,团结海内外章氏宗亲、社会贤达为振兴中华,把祖国建设成和平统一、富强、民主、文明、和谐的现代化社会主义国家而努力。为此,我们的理事会成员,不能有因犯罪被判刑的人员参加(不包括改过自新的人员)。

第二章 会务范围

第四条挖掘、收集、整理和研究传统的物质文化和非物质文化遗产,弘扬中华民族优秀的传统文化。

第五条编辑出版《章氏族刊》,宣传党的方针、政策及本会的宗旨,报导本会的工作和相关活动,转载国内外有关名篇及信息,与国内外相关机构进行交流取经,以利开展工作。

第六条:定期续修族谱及举办各种类型的研究会,学习、宣扬前人的历史贡献史实及其美德;开展各项公益活动。

第七条自筹资金与商业提成所得:取之于民,用之于民。接受各界热心人士的捐赠,募集会员会费及管理费用。

第三章    会 员

8 t) \* N7 l9 b# A* ]7 |第八条:会员入会条件

; s  i6 r5 n& p9 J( y+ Y# c1、凡在宁波章氏宗亲,拥护并遵守本会章程,按期交纳会费,均可自愿参加;' c( t; S3 o" z+ }6 n

2、积极支持本会工作并热心章氏家族公益服务,有奉献精神,能服从和完成本会交办的临时性工作任务;7 o2 c4 |! i$ X+ L8 j8 m

3、城乡贫困户宗亲自愿入会,须本人提交书面申请,经联谊会理事会审查批准,可免交会费。. k1 }7 a. m  R& n5 b

第九条:会员入会程序& J) d' p: {8 D3 X

1、书面或口头提出申请,填写会员申请登记表,由联谊会审批;! [& 2、会员经联谊会讨论通过,交本人一寸免冠登记照两张和当年会费,由秘书长统一收取;( t$ Q8 x) c9 {& _3 W

3、本会颁发的会员证,由秘书长负责送达会员本人;      

* _+ ~6 k3 \* C/ D4、会员通过交纳会费可获得普通会员资格;鼓励赞助,公榜提名,存入档案;$ h% h: X- C% b1 Z

5、会费      /年。

* h/ z( V4 t8 w9 s9 ~( D" l第十条:会员可享受的优惠待遇

+ O5 v/ n) ~7 A& l. Y. \+ q会员子女参加高考,成绩优异者,联谊会以一定形式给予祝贺、鼓励;对特别贫困者, 由理事会决定,联谊会以一定形式给予帮助、扶持;

第十一条: 会员的权利

) h5 t- o$ f! K9 u, D# u4 d1、有本会的选举权、被选举权和表决权;

+ B- Q# ], y) X9 L2、对本会工作的批评建议权和监督权;+ H#~* f' M# T, Y+ f. f:

3、获得本会服务和帮助的优先权;( j8 _8 g. p7 a' m

4、入会自愿、退会自由。. j9 U+ {. X, F$ l

第十二条: 会员的义务

3 @$ `2 ~4 t) c; w+ @; t* l1、每年在规定时间足额交纳当年会费;7 Q9 O) ^% i: {- E$ f

2、主动热情联络本族人士,联系赞助单位和族亲;

0 d8 @2 g3 W' }3、模范执行族规族约,不搞派别,维护本族的形象和团结;

: q8 W- B; k2 N/ u( f. U4、服从和执行本会各项决议,完成本会交付的任务,提供本会所需的资料;* @# s" r# K6 E1 X

5、协助本会开展有关活动,并为本会宣传和交流活动提供必要的支持。

8 T& d& G! x; ^% }" o& |/ c第十三条:会员如果一年不交纳会费或无正当理由多次不参加本会活动视为自动离会。会员有严重违反本会章程的行为,经联谊会表决,劝其退会。5 J)

第四章 组织机构

第十四条 本会设代表大会制度。

代表大会是本会的最高权力机关。由代表大会选举产生常务理事、会长、副会长、监事长,组成常务理事会;在代表大会闭会期间由常务理事会主持日常工作。常务理事会每届任期二年,可连选连任。

第十五条 常务理事会下设办公室,配置秘书长1人,副秘书长2人,办公室主任1人、副主任2人,并由人事部、宣传部、财监部、物管部、财务部主要负责人参与组成,各司其职,各负其责,做好各自的日常业务工作。

第十六条 本会聘请德高望重、关心和支持本会工作的宗长担任荣誉会长、顾问,出谋献策,指导本会工作。

第十七条 本会常务理事会在一定程度上代表了章氏广大宗亲的精神风貌,因此会长、副会长、监事长、常务理事一级人员必须具备下列条件:

1、能坚持党的路线、方针、政策,是遵章守法的带头人。

2、人品好,作风正派,热心服务,秉公无私,识大体、顾大局,且能团结共事,诚实做人。

3、有一定组织活动的能力,具有较丰富的社团组织工作经验,在社会上有一定的影响力。能受到宗亲的拥护和爱戴。

第十八条  本会的会长要由各股代表大会投票选举产生,常务副会长、副会长、监事长、常务理事由原则上各股的负责人列入,副会长由大会直接选举产生。常务理事,按各股分配名额各股推荐,所有推荐出来的常务理事人选由代表大会通过。凡代表大会选举产生的常务理事、会长、监事长、常务副会长、副会长,任何个人无权罢免或废止。

第十九条  本会副会长申请书面辞退,经常务理事会讨论同意后,在本会会刊和本会网站公布。

第二十条 如有严重****或挪用****等违法违规等行为,经会长会议通报批评后,仍不改正,报请有关机关处置。

第十一条 罢免和增补。

经常务理事会三分之一的人联名提出动议,提交常务理事或代表大会审议,表决票数过半,宣布罢免,并在本会会刊和网站公告。

会长、常务副会长、监事长、副会长、常务理事及办公室成员无故连续三次会议缺席者,自动退职。

增补副会长要通过代表大会产生,常务理事人选可以通过代表大会产生,也可由常务理事会讨论通过。

第五章 各项制度

第二十二条 会议制度:

1、代表大会每年举行一次。如遇特殊情况,可提前或推后召开。

2、常务理事会每季度举行一次。

3、会长办公会议,参会人员包括正、副会长、办公室成员及财务组成员。每月举行一次。

4、常务理事以上人员凡与本会有关的活动,应事先征得会长同意或批准,持本会介绍信进行工作,事后须向会长汇报情况。

第二十三条 本会实行民主集中制,少数服从多数,个人服从组织的原则,凡属重大事项应由常务理事会集体讨论,作出决定,本会日常事务工作,由会长、副会长负责处理,付诸实施;凡属集体决定的事项,任何人无权擅自更改。个人意见不同也要服从集体的决定,不得作负面宣传。

第二十四条  常务理事会须有三分之二以上人员参加,方能召开,所作决议须经半数以上与会者通过,方能生效。

第六章  财务制度

1、本会经费取之于民,用之于民,必须严格财务管理,成立财会监督领导小组,负责对财会的一切业务进行监督。配会计、财务各1人,做到账、款分离。并接受所有宗亲的监督,为本会负责。

2、财会人员要认真执行岗位责任制,各司其职,互相配合,如实反映和严格监督各项经济活动,记账、算账、报账必须做到手续完备、内容真实、数字准确、账目清楚、日清月结。财务人员在办理财会事务中,必须坚持原则,照章办事,对于违反财经纪律和财务制度的事项,必须拒绝执行,拒绝报销。

加强财务管理,完善资金支出制度,一切置办支出,需经常务理事会议讨论决定,由财会监督领导小组监督开支。报账单据由经手人和证明人两人签名;     元以内开支,由常务副会长签名审核;    元-       元以内开支由会长审核;        元以上开支,需经常务理事会研究讨论。       元以上所有票据要经会长审核,所有的开支单据由财会监督小组监审。

严格现金收支管理。月底前结好账目,次月五号前上墙公布。

3、建立健全各种财务账目,编制财务报表,会计档案资料的收集、整理,确保档案资料的完整、安全、有效,财务人员必须保管好库存现金,以备查验。财务收支账目,每月结算公布一次,张榜公告。结算单应分别报送正、副会长审阅,后归入档案。

4、加强收据票据管理,领取捐款收据要建立档案,谁领取谁负责。购建会所捐款使用专用收据和印鉴,原有收据另作它用。

第七章 附则

第二十五条 本章程于全市各地代表大会通过后开始施行。

第二十六条 本会章程的解释权属本会常务理事会。

        

 

 

 

章氏宗亲会管理规章制度

(待商确版)

 

 为规范宗亲会管理工作程序,确保宗亲会健康稳步发展,经宗亲会理事会研究决定,特制定如下管理规章制度:

为保证宗亲会工作健康、高效、有序地开展,特作如下规定;

一、宗亲会会员必须遵守国家法律、法规,遵守宗亲会的章程和各项规章制度。宗亲会对有下列行为的会员,解除其会员身份,同时解除其在宗亲会各级组织中的一切职务:

1、触犯国家法律、法规、受到刑事处分的;

2、参加非法组织,拒不悔改的;

3、因个人或企业信誉差、造成极坏的社会影响,严重败坏章氏族人声誉的;

4、拉山头、结帮派,对宗亲会团结造成严重影响的;

5、用造谣、污蔑等手段败坏宗亲会声誉的;

6、侵占、挪用宗亲会财产资金的;

7、其它对宗亲会建设有不利影响的。

二、宗亲会各级组织成员,要热忱参与商会工作,认真履行自己的工作职责,自觉遵守宗亲会的章程、规章、制度和个人服从组织、少数服从多数,下级服从上级的组织原则。宗亲会对有下列行为的各级组****员,解除其一切宗亲会职务:

1、常务会长办公会、会长办公会、监事长、理事会的组*人员无正当理由连续三次不参加会议的;

 2、拒不执行宗亲会各级组织决定的;

3、不接受宗亲会工作任务的;

4、在宗亲会各级组织会议后,散布与会议精神相对立的言论,造成不良后果的;

5、其它对宗亲会建设有不利影响的。

三、宗亲会聘用的专职工作人员要热爱宗亲会,严格遵守宗亲会的规章制度,尽职尽责地完成自己的本职工作。宗亲会对有下列行为的专职工作人员予以解聘:

1、不胜任本职工作要求的;

2、因失职给宗亲会造成较大政治、经济损失的;

3、因不遵守纪律、法规和公民道德规范,给宗亲会造成不良影响的;

4、****、挪用宗亲会资金或侵占宗亲会财务的;

5、不服从领导指挥的;

6、严重违反劳动纪律的;

7、泄露宗亲会机密的;

8、以宗亲会名义为个人谋取私利的;

9、对宗亲会团结起消极作用的;

10、其它对宗亲会建设有不利影响的。

四、宗亲会实行会长值班制度:

每月由会长、常务副会长、副会长轮流值班。其职责是,指导秘书长处理日常工作,检查督促宗亲会各项工作落实情况,参加有关会议。每月5日交班会长和接班会长到宗亲会办公室进行交接班。

 

宁波章氏宗亲会财务管理工作细则

一、关于财务工作责权关系的简要说明

1、会长是宗亲会法人代表,有权利和责任根据宗亲会的财务制度一支笔批示请款单和报销单,其他人非经会长授权都没有批示权。如会长违反财务制度,监理会可要求会长做出检查并酌情在经济上予以赔偿。

2、在常务会长办公会及会长的领导下, 秘书处财务部制定预算、决算报告和宗亲会财务状况报告,检查监督财务人员遵守财务制度情况,并重点防止出现****、挪用宗亲会资金和侵占宗亲会财产的情况发生。如果工作监督不力,发现问题不及时,秘书长和财务部领导要负相应责任。

3、民主理财小组对会长、秘书长、财务部负责人和财务人员实施全面监督,并审查财务的预算、决算报告和宗亲会财务状况报告。

4、财务人员在工作业务上要接受财务部的监督、检查和工作部署。但是,因为宗亲会的财务人员需要兼职, 所以对他们的日常管理及兼职工作的分配,由办公室主任负责。

二、民主理财制度

1、宗亲会成立民主理财小组。监事会的全体成员均为理财小组成员,监事长兼任民主理财小组组长;

2、民主理财小组在理事会的领导下展开工作。民主理财小组的职权是:

1)审核认定财务部对宗亲会组织重大活动所提出的财务预算、决算报告;

2)依据宗亲会的财务制度,对宗亲会各项费用的使用情况进行监督检查;(3)审议最宗亲会财务部向理事会提交的宗亲会财务收支情况的报告。

三、招待费、捐资费、礼品费使用制度

1、上述费用使用额度在    万以下(含   万元)由会长决定,    万以上由常务会长办公会议决定;

2、宗亲会宴请各级领导有如下原则:

1)不得用宗亲会的资金以个人名义宴请客人;

2)不得用宗亲会的资金为个人办事宴请他人;

3)宴请标准:省市四大班子领导人均     元,市级委办局领导人均    元,各县市宗亲会代表人均        元其他客人人均      元;

4)宴请客人最少有两位副会长以上负责人作陪,原则上陪客人数不得超过客人数;

5)对宗亲来的各区市县客人原则上由宗亲会相关负责人个人接待。

四、宗亲会会务活动费使用制度

宗亲会专项活动费在5万元以上,由会长办公会议决定;5万元以下(含5万元)由常务会长办公会议决定。活动预算经费经相关会议批准后,由秘书处负责管理使用,并开展工作。

五、差旅费使用制度

1、下列情况下,差旅费的使用由会长决定:按上级要求或根据宗亲会工作需要到外地参加相关会议;根据宗亲会工作需要到外地处理相关事宜;邀请外地人员来及帮助宗亲会工作等。出差如果超过2人需经常务会长办公会议决定。

2、下列情况下,差旅费的使用由常务会长办公会议决定:到外地参加商贸洽谈、庆典、联谊、探访等非上级部门要求必须参加的活动。

3、出差过程中如需宴请他人或向他人赠送礼品按相关制度执行。

4、不经会长批准不得报销交通、住宿以外的费用。

六、 办公室日常办公费使用制度

1、办公室日常办公经费的管理由秘书长负责,但购买办公设备需经常会长办公会议决定。

2、办公室日常办公经费要有预算。如决算额超过预算百分之十,秘书长要向常务会长办公会和民主理财小组写出书面报告说明原因。

3、办公室日常办公经费年度预算经民主理财小组审核并经常务会长办公会批准后,要将其列为专项资金,任何人不得以任何理由挪用,以保证宗亲会正常运转。

七、财务工作程序

1、 财务工作报告程序

财务工作报告(草案)有秘书处财务部撰写,在征求监事会同意后,交秘书长、会长审阅,由秘书长提交常务会长办公会议或会长办公会议通过后,提交理事会审议。

2、财务工作检查程序

监事会定期对宗亲会的财务工作进行检查。在监事会检查前,财务部要提前做好应检的准备工作。

对监事会所提问题的处理程序:如属于财务人员工作不规范的问题,由财务部指导纠正;如属于财务人员严重违反财务制度的 ,由财务部提出处理意见,交秘书长请示会长处理;如属于秘书长违反财务制度问题,由监事会通报会长处理;如属于会长违反财务制度问题,由监事会和会长沟通,如不能达成一致意见,监事长可在常务会长办公会或会长办公会上提出动议,讨论决定处理意见。

3、宗亲会经费使用程序

1)宗亲会经费支取和报销的通用三原则:会长最后签字;手续齐全;白条子原则上不入账(在下列情况下白条子可入账,在每笔金额在100元以下,销售方不能提******,事先经秘书长同意,事后有2人以上签字,且每月不超过两笔)。  

2) 宗亲会活动经费的使用程序:先由秘书长或活动筹备小组、专项工作领导小组根据常务会长办公会或会长办公会的决议精神,制定预算,交财务部审核,经秘书长请示会长批准后方可使用。

3) 宗亲会活动经费的报销程序:出纳员按财务制度相关规定,严格审核报销凭证,并要求经办人(2人以上)签字后交财务部负责人审核并签字,再由秘书长签字,最后经会长签字同意后方可报销。

4)招待费、捐资费和礼品费使用程序:在会长权限额度内支出,由会长签字即可领取和报销;在宗亲会活动经费中支出,按宗亲会活动经费使用程序办理。

 (5)差旅费使用程序:在经办人、财务部长、秘书长签字后由会长签字方可领取和报销。

6)工作餐经费使用程序:在发票上注明原因和就餐人数,经办人(2人以上)签字后,由秘书长签字即可报销。

(7)办公室日常办公费用使用程序:办公室房租费、物业费,专职人员工资、节日补贴费、市内办公交通费,日常办公消耗品费及办公室设备维修费等在经办人签字后,由秘书长签字即可报销;办公设备购置费、专职工作人员奖金费,在经办人签字后,必须由秘书长和会长共同签字方可报销(凡购买物品需2人以上签字)

八、财务人员工作制度

1、财务基本制度

1)严格遵守财政制度和财经制度;

2)认真执行严守宗亲会秘密,不得向无关人员泄露有关财务情况;

3)按照银行制度的规定合理使用资金,加强现金管理,做好结算工作;

4)维护宗亲会信誉,确保资金安全,保证宗亲会工作顺利开展;

5)保管好财务方面的一切有关档案资料;

6)遵守职业道德,严守工作纪律;

7)按照会计制度的规定记账、算账、报账。

2、收款业务制度

1)审查支票、现金有无疑问,开户名称、日期、单位名称及印鉴是否清楚,大小金额是否相符,字迹是否清楚有无涂改;

2)所收账款金额应与开具收据相符,并按顺序填写凭证、编号、登记银行、现金日记账;

3)收到现金应及时存入银行账户,不得半途用于购物支出或调换掺混;

4)收到款项清点审核无误,应当及时开具收款收据。

3、付款业务制度

1)付款前首先复核原始凭证;

 ①是否有正规发票

②票内容是否属实并填写清楚

 ③有无领导人及经办人签字

2)付款报销后,经办人需在凭证上签字;

3)收入款项不存入银行,不得对外支出;支付时,需要到银行取款再行支付;(4)对外开具支票,不得签发空头支票和远期支票;

5)不得巧立名目,弄虚作假,严禁利用账户搞非法活动。

4、复核对账制度

1)核对账款,只准钱碰帐,不准帐碰钱;

2)加强与银行核对业务,发生未达账项应立即与银行调账,保证银行与宗亲会往来账款相符;

3)银行对账单要加盖银行公章;

4)会计、出纳经常对账,发现问题及时纠正并向宗亲会主管领导汇报。

5、库存管理制度

1)出纳现金库是保管现金的专用金库,必须严格管理;

2)出纳现金必须做到账款、账实、账账相符。

6、财务公开制度

1)定期向宗亲会领导报告财务管理工作情况;

2)如实向宗亲会及理事提供财务有关收、支情况;定期接受宗亲会主管领导及理财组的监督检查。

 

浙江省章氏宗亲会会议制度

为加强本会的组织建设,提高工作效率和工作质量,特制定本制度

一、      会议制度

会议分为:常务会长办公会、会长办公会、理事会、会员大会、和学习交流会。

(一)常务会长办公会

常务会长办公会,由会长、常务副会长组成,秘书长、副秘书长列席会议,不定期召开。其职权:

1、根据主管部门的工作要求、理事会的决议精神,结合宗亲会建设的实际情况,制定工作目标、 工作标准,限定工作任务完成的时限;

 2、审议批准秘书处提出的工作计划以及重要宗亲会活动规划方案;

3、定期听取秘书处的工作汇报;

4、决定召开会长办公会、理事会,提出会议议程草案;

5、根据秘书处提出的建议,决定宗亲会专职工作人员的编制、聘用、解聘;

6、增补理事;

7、决定预算外开支费用在5万元以下(含5万元)的各种宗亲会活动;

8、其它需要常务会长办公会决定的重大事宜。

(二)会长办公会

由会长、常务副会长、副会长组成,秘书长、副秘书长列席。原则上每两个月召开一次,特殊情况下可临时召开。其职权:

1、审议通过准备提交理事会的会议文件草案和准备提交届中会员大会审议的会议文件草案;

 2、审议通过准备提交理事会的宗亲会年度经费开支和重大活动经费开支预算和决算报告;

 3、讨论决定宗亲会各项规章制度的草案;

4、提出增补副会长的人选名单,提交理事会表决通过;

5、讨论决定预算外开支费用在5万元以上(不含5万元)的各种宗亲会活动;

6、决定专职工作人员的工资标准;

7、听取秘书处的工作汇报;

 8、常务会长办公会决定提交会长办公会讨论决定的其它事宜。

(三)理事会

由全体理事组成,每年至少召开一次。其职权:

1、执行会员大会决议;

2、选举或罢免会长、常务副会长、副会长、秘书长、副秘书长;

3、审议通过宗亲会年度经费开支和重大活动经费开支预算和决算报告;

 4、筹备召开会员大会;

5、决定设立办事机构、分支机构、代表机构和实体机构;

6、制定内部管理制度;

7、决定其它重大事项;

(四)会员大会职权

会员大会,原则上每年召开一次,其职权:

1、审议通过理事会工作报告和财务状况报告;

2、选举产生理事会;

 3、会员大会召开时间由理事会根据情况确定。

(五)学习交流会

 学习交流会根据情况可不定期召开。参加会议人员可视情而定;

二、议事规则

1、常务会长办公会、会长办公会、理事会议研究问题时,应坚持民主集中制原则,会前充分酝酿,会上充分发表意见,对分歧较大的问题可缓议,必须决策的应按照少数服从多数的原则进行表决。通过的决议,全体会员应认真贯彻执行。

 2、理事会闭会期间,宗亲会实行常务会长办公会议集体领导下的分工负责制,及会长对宗亲会全面负责,常务副会长、副会长按照阶段性工作分工对会长及常务会长办公会议负责。

3、关于会议提案,一般由办公室会前拟定,也可由各理事以上单位会前提出建议交办公室汇总。是否提交会议研究的一般提案由会长决定,重大事项的提案,由会长办公会议讨论并表决。需要交理事会或会员大会讨论的,再提交理事会或会员大会讨论、决定。

4、每次会议所议事项,办公室应事先通报与会人员,必要时发给与会人员每人一份会议提案或议题,与会人员应围绕提案讨论发言。表决结果公布后,自觉遵循少数服从多数的原则,服从并遵守会议形成的决议。会后不应再发表不利于内部团结、不利于开展工作、不利于会议决议执行的不负责任的言行。

5、会议议题的表决采用举手表决或无记名投票表决。

6、每次会议应对上次会议决议的执行情况作简单汇报,凡对执行有难度的应予以说明或提起复议。

7、会议内容,特别是各项决议,由办公室专人负责实况记录,会后整理会议纪要,并通报各与会人员及备案存档。

8、各类会议决议和实施全过程,应接受会员的监督和检查;

三、会议纪律

 1、会员大会、理事会、会长办公会议必须有本人出席并按时到会,因故不能到会,应向办公室说明缘由,并服从和执行会议会议通过决定的事宜。

2、会长办公会议,如本人因故不能到会,因提前将对所议议题的意见书面告知办公室,并服从和执行会议通过决定的事宜。

3、会议需要表决议题的,按少数服从多数的原则,以参与表决人数过半通过,方能生效。

4、会议议定事项,若有保密时限的,在保密期内任何人不得扩散。

5、与会人员应按时参加会议,因故不能到会者,应提前向办公室请假,原则上每年请假次数不得超过当年会议次数的三分之一。否则按宗亲会有关规定处理。

 

浙江省宁波宗亲会档案资料管理规定

为保障本会档案资料的原始性、真实性和安全性,保障本宗亲会各项工作的正常开展,特制定档案资料管理规定如下:

一、档案资料的范畴

1、财务资料。会计、出纳所记载的一切账簿、原始凭据,所有财务报表、报销凭据、银行往来凭证,所有收支凭证;

2、会议资料。提交会议(会员代表大会、理事会、常务会长会议、会长会议)等研究的提案,以及会议议程,会议决议,会议纪要等;

3、会员资料。会员提供的入会申请表、******复印件、照片、文字资料、通信地址、联系方式等

4、有企业的宗亲会员:提供的入会申请表、******复印件、企业工商营业执照副本的复印件、照片、文字资料、通信地址、联系方式等;

5、书刊资料。复印的书籍、会刊、简报、宣传资料,刊载宗亲会信息的报纸、杂志及其他信息资料;

6、文件资料。宗亲会自成立以来,上报、下发的所有正式文件、函件。政府有关部门,特别是民政局及工商联发给宗亲会的文件、函件等;

7、函件资料。以宗亲会及秘书处的名义,发出的所有函件、通知等;

8、组织相关活动的资料。业务洽谈、信息交流,座谈会、茶话会、联欢会、团拜会、投资考察、培训学习等相关资料;

9、档案资料包括:纸介质、磁介质、及电子介质等载体形式;

二、档案资料的搜集整理

1、由办公室牵头,负责搜集整理和督促各部门搜集整理;

2、各分管专项工作的人员,负责在完成每一件工作后,及时汇总资料,按要求整理归档;

3、每年12月份,应将当年的工作资料汇总,整理成该项工作的年度档案资       料并归档。

三、档案资料的管理使用

1、办公室负责所有的档案资料的管理;

 2、有关人员查询、使用档案资料时,应予登记;重要资料的查询,应报秘书长、会长审批;

3、办公室应确保档案资料不丢失、不损坏。

 

浙江省宁波章氏宗亲会公文管理规定

一、收文管理

1、收文范围包括:各级党委、政府及部门文件(含传真、电报、信函)

国内各兄弟宗亲会及相关单位的函件;

2、收文办理包括:签收、登记、分发、拟办、传递、承办、催办、存档、立卷、销毁等程序;

3、收文当天应及时登记、分类、拟办意见,呈送秘书长;

4、按批办意见抓紧办理,及时将公文归档,立卷;

5、没有归档和存档价值的经鉴别和秘书长批准,可定期销毁。

二、发文

1、发文范围包括:宗亲会向上级主管部门报出的请示、报告及其它公文材料,宗亲会与兄弟宗亲会、单位工作联系的各种函件、各种白头文件;

2、发文办理包括:拟稿、核稿、签发、登记、批示、核对、用印、送发、归档、立卷、销毁等程序;

3、拟稿人员负责文稿结构层次合理、词句规范通顺、数字事实准确,核稿人员负责是否需要行文,是否符合国家法律、法规和政策方针,是否需要事前协商,文件格式是否符合规定;

4、所有办公起草公文、函、电等由秘书长审阅,会长签发;

5、需要编文号、登记的由办公室办理;

6、发文要连同签批原稿由办公室存档。

 

浙江省宁波章氏宗亲会公章管理规定

宗亲会(公章)是宗亲会的凭证和标志,必须加强管理。

1、宗亲会公文、函件,报出的财务资料、表格经会长签批后加盖公章,并登记用章事宜;

2、各会员单位有关文件需宗亲会加盖公章的,由秘书长审阅,会长签署;

3、各种证书需要盖章,按领导签批意见处理。一律不准盖空白章;

4、介绍信等应有秘书长批准,介绍信存根和内容必须一致;

5、公章启用、停用必须按规定履行手续,废印章登记后转存或销毁;

6、凡盖章的各种材料要如实登记,需要材料留存备查;

7、印章由办公室专人保管,不得私自委托他人代管,确需他人临时代管时,要经秘书长同意,并交代清楚。

 

浙江省宁波章氏宗亲会办公用品管理规定

为规范宗亲会办公用品的计划、购买、领用、维护、报废等管理,减少浪费,特制定本规定。

1、办公室是宗亲会办公用品的归口管理部门,负责办公用品的购买、发放和管理、监督工作。

2、其它人员负责办公用品的日常保养、维护及管理。贵重设备应设专人管理,如因使用和保管不当,造成设备损坏的应追究使用人的责任。

3、办公用品的发放应建立登记台账,注明名称、规格、数量及领用人等。

4、宗亲会各部门的资料复印,必须经办公室主任确认必要性,核实数量、登记签字,严禁任何人复印工作范围以外的资料。

5、办公用品实行购买申请制度,本着实事求是、勤俭节约的原则,于每季度第一个月的五日前,编制本部门办公用品需求计划报办公室,由办公室汇总后报秘书长批准方可购买。

6、本规定所指办公用品包括四类:

    第一类:办公家具:如:办公桌椅、文件柜、保险柜等。

    第二类:办公设备:如:电脑、打印机、传真机、复印机、电话机等到。

    第三类:办公用品:如复印纸、稿纸、信封、笔记本、铅笔、签字笔、胶水等。

    第四类:生活用品。如茶具、茶杯、茶叶、电水壶等。

    第一、二类用品,原则上首次配齐,今后不再更换。

 

浙江省宁波章氏宗亲会主要人员岗位职责

为规范宗亲会组织程序,依据分工合作组织原理,就宗亲会工作活动过程中所涉及的工作,明确宗亲会主要人员岗位工作职责范围及隶属关系,使其能各司其职,互相配合,充分发挥最大效能,促使宗亲会健康有序发展,特制各类人员岗位职责。

一、      会长职责

会长在理事会领导下,主持宗亲会全面工作,其主要职责是:

1、对贯彻落实会员(代表)大会、理事会、会长办公会、常务会长办公会的决议精神,对宗亲会的及宗亲会的会务、商务、政务工作全面负责;

2、召集并主持召开常务会长办公会,会长办公会;

3、在时间紧迫的情况下,对宗亲会各种会议没有决定的事项有随机决策权,并要对自己的决策承担相应的责任,事后向常务会长办公会报告;

4、签发宗亲会下发、抄送、抄报的文件;

5、代表宗亲会签署协议、协定等重要文件;

6、对宗亲会的专职人员有聘用权,解聘专职工作人员需常务会长办公会决定;

7、依据宗亲会的理财制度,对宗亲会的费用支出有一支笔签字权(办公室日常办公费用交由秘书长负责管理);

8、其他需会长决定的事宜。

二、常务副会长职责

常务副会长在理事会和会长领导下开展工作,其主要职责是:

1、参加常务会长办公会、会长办公会、理事会,有发言权、表决权;

2、根据常务会长办公会的分工,对分管工作进行检查、监督和调研;

3、对发现的问题,如属于宗亲会已有明确规定的,和会长沟通,由会长处理,处理结果要反馈;如属于宗亲会没明确规定的,提交常务会长办公会讨论,形成决议后,由会长处理;

4、受会长委托,代表宗亲会出席重要社会活动,表态签约;

5、应会长要求,指导帮助秘书长处理疑难问题。

三、副会长职责

副会长在理事会和会长领导下开展工作,其主要职责是:

1、参加会长办公会,有发言权、表决权;

2、根据秘书处的安排列席常务会长办公会,有发言权,无表决权;

3、应秘书长的要求参加与宗亲会活动的组织工作;

4、受会长委托代表宗亲会出席社会活动并表态。

四、秘书长职责

在理事会和会长领导下工作,其主要职责是当好会长的参谋助手,主持宗亲会的日常工作:

1、全权负责组织落实主管部门的要求和常务会长办公会的决议、决定;

2、领导秘书处,主持宗亲会日常工作,协调分支机构、代表机构、实体机构开展工作;

3、提名宗亲会聘用专职工作人员和分支机构、代表机构、实体机构负责人,交常务会长办公会决定;

4、管理使用宗亲会预算内经费,但必须由会长一支笔签字报销。

5、受会长委托, 代表宗亲会出席有关活动、表态、签约;

6、处理其它日常事务。

 副秘书长协助秘书长工作,在秘书长不在位期间,代表秘书长主持宗亲会日常工作。         

五、办公室主任职责

在会长、秘书长领导下开展工作。其主要职责是给会长、秘书长当好参谋和助手,协调好各方面的关系。其主要职能是:

1、协助会长和秘书长制定好宗亲会发展建设计划;收集和整理各部门及其它相关信息,为宗亲会领导的决策提供参考;汇总各方面的合理化建议,向会长、秘书长提出系统化的工作改进方案。

2、协助会长和秘书长协调宗亲会与政府有关部门的关系;负责与其他外部单位的联系,安排宗亲会来访人员接待事宜。

3、 负责组织和安排宗亲会日常活动、办公会, 并做好上述会议内容的记录与整理,形成系统性的文件。协调宗亲会领导与各会员单位的关系。

4 、负责会员服务、会员发展工作,向各会员单位传达宗亲会决策会议内容、重大决策和部署;负责监督各部门和会员单位宗亲会重大决策和部署的落实情况。

5、负责宗亲会日常行政事务管理、办公车辆管理、安全消防管理、人事管理和专职人员的思想政治工作。

6、负责宗亲会印章的管理使用和各种证照的保管。

7、完成会长和秘书长交办的其它工作。

六、财务部会计职责

在会长、秘书长领导下开展工作。其主要职责是抓好商会财务制度建设、财务管理、资金管理。具体职责下:

 1、组织编制宗亲会财务管理的规章制度、会计制度、定期或不定期对宗亲会财务管理规章制度的执行情况进行自查。

2、负责宗亲会资金的管理与调配,完成日常收支、计帐和职工工资审核发放工作。办理支票、现金等收付款业务。对库存现金、发票及空白支票等重要票据的管理。负责现金、银行结存、月报表的编制工作。

3、编制宗亲会财务预算与决算报告、财务状况报告,参与审查宗亲会的各项活动经费开支预算。

4 、搞好帐务管理。负责编制、解析和分析宗亲会统一的财务报表和统计报表体系,填制与审核财务报表。

5、加强财务审计工作。按照宗亲会年度总体活动计划,制定年度审计工作计划,并组织实施。对宗亲会活动的真实性、准确性、合规合法性进行审计。

6、完成宗亲会领导交办的其它工作任务。

七、文员职责

在秘书长、办公室主任领导下开展工作。其主要职责是当好办公室主任的参谋助手,具体职责是:

 1、协助办公室主任做好会员服务、会员发展工作,参与宗亲会各项会务活动的筹备工作;

 2、负责宗亲会文件的收发、登记、阅办、管理、归档,参与宗亲会文件的起草并负责校对、打印、装订。

3、负责宗亲会网络管理、会员数据库管理及各种信息的收集、整理、汇总。

4、负责宗亲会各种会议的会务准备、通知下发、会议记录和整理会议纪要。

5、负责宗亲会办公场所环境卫生的管理,确保办公室整洁有序。

6、协助办公室主任做好外来人员的接待工作。

7、文员兼任宗亲会司机,并应严格执行宗亲会关于车辆管理的规定。

8、完成领导交办的其它工作任务。

 

                             浙江省宁波章氏宗亲

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